Směrnice k uplatňování pravidel pro ochranu osobních údajů

PREAMBULE

Podepsaný správce osobních údajů vydává v souladu s platnou legislativou upravující ochranu osobních údajů fyzických osob tuto směrnici, která coby vnitřní předpis správce komplexně upravuje zpracovávání osobních údajů shora uvedeným správcem.

I. Zpracovávané osobní údaje, subjekty údajů

Tato část směrnice upravuje:

1. jaké skupiny osobních údajů správce zpracovává,
2. z jakých zdrojů je získává,
3. k jakému účelu jsou osobní údaje zpracovávány,
4. na základě jakých právních titulů (podmínek zákonnosti zpracování) se tak děje,
5. jakým způsobem je získáván souhlas se zpracováním osobních údajů tam, kde jsou údaje zpracovávány na základě souhlasu subjektu údajů,
6. po jakou dobu jsou osobní údaje zpracovávány,
7. jakým způsobem jsou jednotlivé skupiny subjektů údajů informovány o zásadách zpracování osobních údajů a svých právech.

I.I. Zaměstnanci

1. Správce zpracovává pouze takové osobní údaje zaměstnanců, které jsou nutné ke splnění právní povinnosti (vedení evidence zaměstnanců a mezd, plnění povinností v oblasti sociálního zabezpečení, zdravotního pojištění, daně z příjmů fyzických osob a zákonného pojištění odpovědnosti), nebo ke splnění smlouvy (zde pracovní smlouva či Dohoda uzavřená mezi správcem a zaměstnancem – např. číslo bankovního účtu).
2. Osobní údaje zaměstnanců jsou získávány zejména z:
   1. pracovní smlouvy, případně Dohody (DPP, DPČ),
   2. osobního dotazníku,
   3. prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti.
3. Osobní údaje jsou s ohledem na účel zpracování zpracovávány bez souhlasu subjektu údajů.
4. Osobní údaje zaměstnanců jsou zpracovávány po dobu trvání pracovního poměru a po dobu trvání lhůt stanovených právními předpisy pro archivaci dokladů o pracovněprávních vztazích.
5. Informace o zpracování osobních údajů jsou zaměstnanci písemně sdělovány při vzniku pracovního poměru.
6. Osobní údaje uchazečů o zaměstnání, kteří se následně nestali zaměstnanci správce, lze zpracovávat pouze na základě souhlasu subjektu údajů, jinak musí být po skončení příslušného výběrového řízení likvidovány.

I.II. Obchodní partneři (dodavatelé a odběratelé zboží a služeb)

1. Správce zpracovává o obchodních partnerech pouze takové osobní údaje, které jsou nutné ke splnění smlouvy, nebo k jednání o smlouvě mezi ním a těmito subjekty. Za osobní údaje obchodních partnerů se pro účely této směrnice považují i osobní údaje zaměstnanců nebo zástupců těchto partnerů-právnických osob, jsou-li uvedeni jako zaměstnanci a/nebo kontaktní osoby.
2. Osobní údaje obchodních partnerů jsou získávány z korespondence s nimi, případně z veřejně dostupných zdrojů – veřejné rejstříky, webové stránky obchodních partnerů.
3. Osobní údaje obchodních partnerů jsou s ohledem na účel zpracování zpracovávány bez souhlasu subjektu údajů. Osobní údaje mohou být dále zpracovávány i na základě souhlasu subjektu údajů. Souhlas se zpracováním osobních údajů je v těchto případech získáván zpravidla na internetových stránkách správce, nebo ve smlouvě uzavřené mezi obchodním partnerem a správcem.
4. Osobní údaje obchodních partnerů jsou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu. V případě zpracování na základě souhlasu subjektu údajů jsou osobní údaje zpracovávány ještě po dobu 3 let od poskytnutí souhlasu, nebo ode dne skončení smluvního vztahu mezi správcem a obchodním partnerem, nebo ode dne skončení jednání o uzavření smlouvy, a to od toho dne, který nastane nejpozději.
5. Informace o zpracování osobních údajů jsou obchodním partnerům k dispozici na webových stránkách správce.

I.III. Dárci

1. Na zpracování osobních údajů dárců se v plném rozsahu vztahuje článek I.II. o zpracování osobních údajů obchodních partnerů.
2. Osobní údaje dárců lze však i bez jejich souhlasu zpracovávat po dobu časově neomezenou s ohledem na ustanovení § 2072 Občanského zákoníku o odvolání daru pro nevděk. Uplatnil-li by totiž dárce v budoucnu toto své právo (které není omezeno lhůtou), budou jeho osobní údaje spolu s údajem o přijatém daru nezbytné pro zpracování požadavku na vrácení daru. Zpracování osobních údajů se tedy zde opírá o splnění právní povinnosti správce.
3. Osobní údaje dárců je dále po dobu nejvýše deseti let od skončení právního vztahu možno zpracovávat na základě oprávněného zájmu správce. Svůj oprávněný zájem správce spatřuje v právu opatřovat si za pomoci databáze dárců prostředky pro vlastní veřejně prospěšnou činnost – za tímto účelem může správce dárcům rozesílat informace o své činnosti spolu s případnou výzvou k poskytnutí daru či jiné formy podpory – tyto informace však nesmějí být obchodním sdělením.

II. Systém zpracování osobních údajů, zabezpečení, zpracovatelé, odpovědnost, komunikace

Tato část směrnice upravuje:

1. jakým způsobem jsou osobní údaje zpracovávány a kde jsou uloženy,
2. jaké další osoby zpracovávají pro správce osobní údaje,
3. jaké je zabezpečení osobních údajů,
4. kdo za zpracování a zabezpečení osobních údajů odpovídá,
5. jakým způsobem komunikuje správce se subjekty údajů.

II. I. Systém zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovávány zpravidla v elektronické podobě, a to pomocí:

1. tabulkového procesoru Microsoft Excel
2. účetního programu

Osobní údaje mohou být uloženy:

1. v místní síti správce nebo zpracovatele
3. na vzdálených serverech třetích osob (cloud). Poskytovatel cloudových služeb není zpracovatelem osobních údajů.

Osobní údaje zpracovávané ve fyzické (listinné) podobě jsou zpracovávány zaměstnanci správce v jeho kancelářích, případně zaměstnanci zpracovatele v jeho kancelářích.

II. II. Zpracovatelé osobních údajů

Osobní údaje mohou na základě smlouvy pro správce zpracovávat zejména tyto další osoby (zpracovatelé):

1. externí mzdová účetní
2. externí finanční účetní
3. poskytovatel marketingových a reklamních služeb

II. III. Zabezpečení osobních údajů

Osobní údaje v uložené v místní síti správce jsou zabezpečeny standardními prostředky serverového operačního systému, respektive operačního systému připojených stanic (uživatelské jméno, heslo), firewallu a antivirového softwaru na všech stanicích. Uživatelé jsou poučeni o bezpečnostních zásadách při používání výpočetní techniky.

Osobní údaje uložené v účetním programu jsou zabezpečeny prostředky tohoto programu.

Osobní údaje zpracovávané ve fyzické (listinné) podobě jsou uloženy v uzamčených skříních v kancelářích správce. Kanceláře jsou zabezpečeny uzamčením.

Zabezpečení osobních údajů uložených u zpracovatelů zajišťují dotčení zpracovatelé.

II. IV. Odpovědné osoby

Správce určuje tohoto vedoucího zaměstnance/člena orgánu, který koordinuje všechny procesy, které se dotýkají zpracování osobních údajů u správce: tajemník

Za zabezpečení osobních údajů po technické stránce odpovídá: tajemník

Za komunikaci se subjekty údajů odpovídá: tajemník

II. V. Komunikace se subjekty údajů

Veškeré Informace o zpracování osobních údajů včetně této směrnice správce zveřejní na svých internetových stránkách www.sance.info.cz. Provozuje-li správce veřejně dostupné internetové aplikace, při jejichž provozu dochází ke sběru osobních údajů (zejména internetové obchody), zveřejňují se informace o zpracování osobních údajů také na webových stránkách těchto aplikací.

Přímá komunikace se správcem pro subjekty údajů při uplatňování jejich práv je možná, vyjma sídla správce v otevírací době, též na následujících kontaktních adresách a telefonních číslech:

tel. 222 211 797
e-mail: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.

III. Závěrečná ustanovení

Tato směrnice nabývá platnosti a účinnosti dnem vydání.

V Praze dne 14. května 2018

Za správce osobních údajů Projektu Šance
Ve Smečkách 28
IČ: 65995767
László Sümegh
předseda